Het proces rondom een verlichtingsproject kent verschillende fases. Van aanvraag tot realisatie. In iedere fase staan wij voor unieke uitdagingen. Onze collega en projectmanager Stefan Dodmond neemt ons mee in dit proces. Hij vertelt stap voor stap wat iedere fase inhoudt en wat zijn rol hierin is.
‘’Om te beginnen: geen dag is hetzelfde, maar ik start altijd op dezelfde manier; met koffie’’ -aldus Stefan. Tijdens het uitwerken van lopende projecten, wordt Stefan regelmatig gebeld door klanten: ‘’Ik ben een vast contactpersoon voor de klant, dat is een groot onderdeel van mijn functie’’. Veel klanten geven aan dit prettig te vinden vertelt Stefan: ‘’Zo weet ik direct om welk project het gaat en wie hier bij betrokken is. Hierdoor kan ik de vragen meestal direct beantwoorden en actie ondernemen.’’
Wanneer er een projectaanvraag binnenkomt via zijn collega’s van inside sales, gaat Stefan in gesprek met de klant om na te gaan waar de klant in dit stadium van het traject behoefte aan heeft. ‘’Die behoefte is voor iedere klant anders, omdat geen project hetzelfde is. Daarnaast denken wij altijd mee over de vraag hoe wij er voor kunnen zorgen dat de scoringskans en het rendement van de klant vergroot wordt’’. Vervolgens stemt Stefan met de klant af waar wij als Maas & Hagoort werk uit handen kunnen nemen en gaat hij aan de slag: de juiste gegevens worden verzameld en diverse documenten zoals een lichtberekening of een armaturenboek worden gemaakt.
Wanneer de klant met ons als verlichtingspartner heeft ingeschreven en het project ook echt in opdracht is, volgt de volgende fase in het proces en gaat Stefan verder aan de slag met de verdere uitwerking. In deze fase ligt voor de projectmanager het accent op het ondersteunen en verlichten van de werkzaamheden van de klant: ‘’Wij geven lichtadvies en bieden alternatieven aan op bestekarmaturen waarvan wij de gelijkwaardigheid aantonen’’, vertelt Stefan. De rol van Stefan is met name gericht op het actief meedenken en het bieden van advies, kennis en expertise zodat het vervolgproces soepel kan blijven verlopen.
Een belangrijk onderdeel om waarde toe te voegen aan een project is het zoeken naar de beste alternatieven en het aantonen van de meerwaarde of de gelijkwaardigheid. Zo ook binnen het project Campus Wageningen University and Research: ‘’Voor dit project zijn we bijvoorbeeld benaderd met de vraag of Maas & Hagoort mee wilde denken in een stuk lichtadvies waarbij er gelijkwaardige alternatieven voorgesteld werden waarmee de klant een bezuiniging kon realiseren. Deze uitdaging zijn wij aangegaan.’’ Wat dan volgt is het doornemen van alle gestelde eisen waaraan de verlichtingsinstallatie dient te voldoen zodat gezocht kan worden naar de beste alternatieven. ‘’Naast alle technische specificaties moet in zo’n proces uiteraard ook gekeken worden naar de esthetische gelijkwaardigheid van de armaturen. Zodra ons voorstel door de klant is goedgekeurd, volgt een fysieke bemonsteringssessie met de betrokken adviseur, architect, opdrachtgever, installateur en de eindgebruiker. Alle partijen kunnen de armaturen daadwerkelijk op locatie bekijken en beoordelen.’’
Na het goedkeuringsproces blijft Stefan in gesprek met de klant om af te stemmen wanneer en op welke wijze de armaturen geleverd dienen te worden. Ook dit is binnen ieder project weer uniek: ‘’Soms dienen armaturen per verdieping of zelfs per ruimte te worden gecodeerd en aangeleverd, en een andere keer bijvoorbeeld per gebouw. Ook hierin is maatwerk geboden en kijken we steeds weer hoe we het de klant zo eenvoudig mogelijk kunnen maken met onze bouwplaats logistiek.’’ Heldere communicatie is volgens Stefan essentieel in deze fase: ‘’Door nauw contact te houden met de klant zorgen we er voor dat 97% van onze projecten tijdig geleverd worden. Naast het bieden van een kwalitatieve lichtoplossing is dit ook écht een doel binnen ieder project.’’
De projectmanager sluit vervolgens zijn verhaal af: ‘’Wanneer een werkdag voor mij is geslaagd? Wanneer ik een positieve bijdrage heb kunnen leveren aan het vlot en soepel laten verlopen van projecten en daarmee de klant zijn werk heb kunnen verlichten.’’
